EXTRANET DE LA COPROPRIÉTÉ

La loi ALUR du 24 mars 2014 a posé le principe d’obligation, depuis le 1^er janvier 2015, de mise à disposition par le syndic de documents relatifs à la gestion de la copropriété via un Extranet dont l’accès pour les copropriétaires ou les membres du conseil syndical est différencié, en fonction de la nature des documents. Notons que l’assemblée générale dispose de la faculté de dispenser le syndic de mettre en place un tel outil. Jusqu’à récemment, le législateur ne se prononçait toutefois pas sur le contenu de l’Extranet et laissait à un décret ultérieur le soin de le préciser.

Le décret du 23 mai 2019, pris en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018, vient enfin préciser la liste minimale des documents dématérialisés qui doivent être mis à disposition des copropriétaires et maintient le principe de différenciation d’accès entre copropriétaires.

S’agissant d’une liste minimale, rien n’empêche le syndic d’aller plus loin que ce cadre réglementaire et d’apprécier, au-delà de la liste fixée par décret, la visibilité qu’il donnera à ces documents en fonction de la qualité du propriétaire. Pour les copropriétés ayant décidé de ne pas exempter leur syndic de cette obligation, la mise en ligne de ces documents devra être effective pour le 1^er juillet 2020 au plus tard.
Au regard des projets de décret qui lui étaient soumis par les pouvoirs publics et de la liste des documents qu’ils souhaitaient intégrer à l’Extranet, la FNAIM, dont la vocation première est de défendre les intérêts des professionnels de l’immobilier et de leurs clients, se félicite de voir que ses observations quant au contenu de la liste et à la nécessité de prévoir un délai raisonnable de mise en application du décret ont été retenues.

Documents accessibles à tous les copropriétaires : > Règlement de copropriété, état descriptif de division et modificatifs publiés
> Dernière fiche synthétique
> Carnet d’entretien
> Diagnostics techniques des parties communes en cours de validité
> Contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité
> Contrats et marchés en cours, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat
> Contrat d’entretien des équipements communs en cours de validité
> Procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et devis de travaux qui y ont été acceptés
> Contrat de syndic en cours

Documents accessibles au seul copropriétaire pour son lot :
> Compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée annuelle
> Montant des charges du budget prévisionnel et hors budget prévisionnel des deux exercices clos payés par le copropriétaire
> Montant de la part du fonds travaux rattachée au lot, arrêté après approbation des comptes par l’assemblée
> Avis d’appels de fonds des trois dernières années

Documents accessibles au seul conseil syndical :
> Balances générales, relevé des charges et produits de l’exercice échu
> Relevés périodiques des comptes bancaires séparés
> Assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
> Liste de tous les copropriétaires
> Carte professionnelle, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière en cours du syndic.